يعتبر قسم الديوان حلقة الوصل بين الدائرة وكافة وحدات الجامعة المختلفة حيث يتولى إدارة المراسلات الداخلية والخارجية وتدقيقها حيث يتم استلام البريد الوارد الى الدائرة من مختلف الجهات في الجامعة وخارجها وعرضه على مدير الدائرة ثم توزيعه على الأقسام المعنية كما تتم متابعة المراسلات الصادرة عن الدائرة وتوزيعها على مختلف الجهات في الجامعة وخارجها حسب الأصول، وكذلك متابعة دوام الموظفين في الدائرة.

كما يتولى توزيع المتدربين القادمين من الجهات المختلفة على وحدات الجامعة. ويستخدم قسم الديوان البرامج الإلكترونية والأنظمة الحديثة لأرشفة الوثائق بطريقة تسهل الرجوع إليها ومتابعتها وتقديم تقارير موجزة عنها.